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Calculando el retorno de la inversión en compras de equipamiento ¿qué obtiene usted de sus aparatos de limpieza?
El retorno de lo invertido (ROI) es el pago que se obtiene por los equipos a través de un período de tiempo, sean semanas, meses o años. El cálculo se basa en cuánto tiempo va a llevar ganar lo invertido, contando los ahorros generados, para pagar el costo de la unidad.
Normalmente, un período de tres años es considerado aceptable y una buena inversión, y esto dejaría dos años más de vida útil para el equipo.
El trabajo manual en las operaciones de limpieza implican el 55 % del gasto, y en algunas locaciones hasta el 85 %. Cuando llega el momento de calcular los ahorros posibles derivados de la compra de algún equipamiento, o la mejora en el mismo, fíjese en su mano de obra con mucha atención. Los ahorros en los costos es lo que se lleva la atención de los gerentes, y es uno de los factores prioritarios a la hora de justificar los beneficios de un pedido de compras.
Otros ahorros y beneficios, también vale la pena de ser considerados, pero la cantidad ahorrada será pequeña cuando se compare con los ahorros en mano de obra derivados de uso de equipamientos más productivos.
Para calcular las horas ahorradas por día, semana, mes y año, calcule las horas que le lleva actualmente hacer la tarea a mano, y separadamente calcule lo que le llevaría hacer la tarea con el equipamiento que planea comprar.
Para hacer esto, debe calcular con una tasa de producción horaria para la maquinaria existente, tanto como para la maquinaria que planea comprar.
Un fabricante o distribuidor puede proveerle con una producción de pies cuadrados por hora, para el equipo que usted planea comprar. Para estar más seguros, calcularía la tasa de producción en un 65 % de lo que le diga el fabricante o distribuidor, como una cifra más cercana a lo que en la realidad va a conseguir, en contraposición con los números de márketing que se encuentran en la literatura promocional. Es una buena idea preguntarles a los fabricantes en qué basan sus tasas de producción.
¿Usaron los estándares de tiempo de la ISSA (Asociación Mundial de las Industrias de Limpieza) o usaron los suyos propios, y si no usaron los tiempos de ISSA, por qué no?
También es bueno saber cuánto tiempo –si se lo ha hecho en absoluto- se le ha dedicado al vaciado de la basura, y rellenado del equipo cada vez. Para tener estimados reales, basados en la vida diaria, haga una prueba con su gente, en su edificio, por uno o dos turnos, y use esos números para calcular estimados realistas de producción horaria, con el equipo que actualmente tiene en uso.
Multiplique las horas anuales ahorradas por la carga anual de horas, lo cual incluye los beneficios y costos de impuestos, para el personal involucrado en el uso del equipo para cuidado de los pisos, o que realicen esta tarea actualmente.
Para mantener las cosas sencillas, la mejor manera de calcular el costo de los ahorros de mano de obra, la mejor manera es multiplicar las horas ahorradas por el número de días trabajados por mes –el término medio es 21- para sacar la cantidad de horas ahorradas por mes.
Luego, multiplique el número de horas ahorradas por mes por 12, el número de meses por año –para sacar el total de horas ahorradas por año.
Los ahorros en horas o minutos por día es la diferencia entre lo que tarda hoy en realizar una tarea en contrapartida con lo que tardaría con la tasa de producción de la máquina que planea comprar.
Para hacer este cálculo, necesita saber la superficie en pies cuadrados que su personal limpia hoy con cualquiera sea el método que usen.
Estos datos se pueden sacar de un plano, por ejemplo, o midiendo las áreas que realmente limpian.
Una vez que sabe el valor de la mano de obra que está usando, y el costo de la mano de obra que usaría con el nuevo equipo, la diferencia entre estas dos cifras es lo que usted estaría ahorrando en mano de obra.
Otros costos que aumentan o decrecen que necesita calcular en la cifra final es el precio de compra de la máquina, las reparaciones, los químicos, y cualquier otro costo en el que se incurriría como resultado del cambio de maquinaria.
Si no tiene una cifra exacta, agréguele un 5% al costo de mano de obra, en el cálculo anual, y así estará bastante cerca.
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Ahorros en el vaciado de la basura y el rellenado
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No deje de considerar el tiempo que pasa yendo y viniendo a estaciones de rellenado, tanto como el tiempo que lleva rellenar la máquina, y vaciar la basura y los tanques de recuperación cada vez que lo haga.
Esto parece algo menor, pero el transporte, el vaciado de la basura, y los tiempos de rellenado de media a una hora por ciclo son comunes, dependiendo de la locación y el tamaño de los tanques.
Si este tiempo puede reducirse sustancialmente, su tasa de producción aumentará y sus costos disminuirán.
Un aumento de la producción de hasta un 30% es posible, considerando esta área solamente.
Además, el usar equipo y los procesos que reducen las frecuencias de limpieza y los tiempos de secado permite el empleo y la colocación de mano de obra más eficientemente.
Por ejemplo, cuando un proceso con poca humedad se usa para la limpieza de alfombras, el trabajo puede programarse en la limpieza diurna, inmediatamente antes de que se le de uso, evitando así las horas extra de fin de semana, o los diferenciales de uso nocturno.
Esto puede ser un costo menor, comparado con la pérdida de ingreso emanada de un hotel que tenga que tener un cuarto cerrado, un hospital u otro tipo de edificios.
Las empresas con nuevas tecnologías como el agua electrolizada, los sistemas de dilución de espuma que eliminan o reducen grandemente la necesidad de uso de detergentes, generan un ahorro en químicos que oscila entre un 30 y un 100 %.
Si tiene problemas para calcular el valor del uso del costo, use el 2% del gasto de mano de obra anual, y estará bastante cerca.
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La tecnología iguala a la productividad y reduce los costos
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Debido al rápido avance de la tecnología, aunque una pieza de equipamiento aún no haya llegado al final de su vida útil, puede ser ventajoso reemplazar este equipo y comprar un nuevo modelo, que provea de beneficios adicionales y que sea más efectivo en cuanto a costos.
Muchas piezas de equipamiento duran mucho más que tres o cinco años, y cuanto más viejo sea un equipo, más costará mantenerlo funcionando eficientemente.
Las inversiones en avances tecnológicos deben ser seriamente consideradas, debido a los ahorros potenciales de costos, y a las mejoras en la calidad.
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