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07/01/2003 | Fuente: Mundisoft Volver Atrás

Sobre los programas informáticos específicos para el sector limpiezas.

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Más vale tarde que nunca. Después de un tiempo de letargo, por fin llegan al sector de la limpieza herramientas informáticas de gestión. Están desembarcando una nueva generación de programas cuyo objetivo es facilitarle el trabajo a los empresarios y ejecutivos de empresas de servicios. I-Gest es un claro ejemplo de esta nueva ola de programas.

 

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Más vale tarde que nunca. Después de un tiempo de letargo, por fin llegan al sector de la limpieza herramientas informáticas de gestión. Están desembarcando una nueva generación de programas cuyo objetivo es facilitarle el trabajo a los empresarios y ejecutivos de empresas de servicios. I-Gest es un claro ejemplo de esta nueva ola de programas.

 Introducción.

 A nadie le resulta ajeno conceptos como Windows, internet, o fichero de datos, dada la presencia que en muy poco tiempo ha conseguido la informática en nuestro entorno laboral y personal. No concebimos en estos tiempos una empresa que no tenga informatizada su contabilidad, o el almacén, e incluso es muy habitual encontrar en los ordenadores de los despachos modestas hojas de cálculo y pequeñas bases de datos construidas por los usuarios a la medida de sus necesidades. 

Sin embargo, y por contra, es muy difícil encontrar en el mercado software de gestión,  distinto a facturación, almacén o punto de venta.

El sector de la limpieza es un claro ejemplo de estas lagunas, especialmente si tenemos en cuenta que la actividad conlleva un alto flujo de datos: empleados, incidencias, tareas, centros de trabajo, labores de especialistas, etc., a lo que se une la elevada exigencia en cuanto a documentos se refiere, de la implantación del sistema de calidad ISO, que ya es casi imprescindible en cualquier actividad.

El resultado, que si una empresa deseaba ayuda informática para la gestión de su trabajo diario y especialmente del control de costes, no le quedaba otra opción que contratar un programa a medida, salida que en más de un caso se ha llevado a cabo no sin un alto costo en tiempo,  dinero y sobre todo dedicación.

Esta situación parece que ha llegado a su fin, ya que tras uno o dos años de maduración desde que aparecieron los primeros programas, podemos hoy decir que realmente existe en el mercado una oferta de magníficos programas de gestión especialmente diseñados para empresas de limpieza.

Su principal objetivo ataca tres puntos clave : Controlar la rentabilidad de los centros de trabajo, facilitar la gestión de personal sus turnos e incidencias, y centralizar toda la información en una única herramienta, desde almacén hasta gestión de ofertas.

A continuación se va a analizar el más reciente de los programas que se han unido a este ilustre club de software, el I-Gest de la casa Mundisoft, realizado por y para gente de la limpieza, que se presenta como una de las opciones más completas y competitivas; y decimos por y para porque en la empresa podemos encontrar caras conocidas del sector, que tras pasar más de media vida al frente de una empresa de limpieza, se han situado ahora frente este ambicioso proyecto. En definitiva, todo parece indicar que muy pronto I-Gest se va convertir en la referencia en cuando a software de limpieza se refiere.

 Funcionamiento en red.

 El programa que aquí tratamos, funciona sobre la plataforma SQL, de Microsoft. Ya de por sí este dato es una garantía de robustez y fiabilidad, ya que esta base de datos, la hermana mayor del conocido Access, ha conseguido hacerse un hueco en la mayoría de los discos duros de los servidores de nuestras empresas dando soporte a diversos tipos de aplicaciones, desplazando a nombres tan gloriosos en otros tiempos como Dbase, y Oracle.

Esta plataforma aporta unas herramientas de seguridad y utilidad muy notables, como son la gestión de usuarios, de copias de seguridad, replicaciones a distancia, etc. que hace que la aplicación que sobre ella funcione no solo sea sobre todo segura, sino también actualizable y de bien cimentada para futuras mejoras y opciones con las que el gigante Microsoft nos sorprenda.

El sistema funciona como pez en el agua cuando se instala en un servidor dedicado (esos que nadie toca, encerrados en un armario), y dando servicio a una serie de puestos de trabajo periféricos desde donde los usuarios realicen sus tareas diarias. De esta manera la información, que se guarda siempre en el servidor, esta salvaguardada y al mismo tiempo disponible para cualquier consulta. La entrada al programa se realizará desde cualquier puesto de trabajo,  introduciendo usuario y contraseña. Independientemente del ordenador donde nos hayamos sentado, o de si esta en la misma oficina o a muchos kilómetros de distancia, se abrirá el escritorio I-Gest de dicho usuario, con sus opciones personalizadas, aquellas que desde la pantalla de seguridad, le hayan sido autorizadas: facturas, albaranes, clientes, ofertas, contratos, servicios, personal, etc.

También es factible una instalación monopuesto, para aquellos usuarios que sean únicos, o que solo dispongan de un ordenador, al igual que la instalación en pequeñas redes de dos o tres usuarios, en las que uno de ellos, por lo general el más potente, guarda los datos ejerciendo de servidor y puesto al mismo tiempo.

Si dispusiéramos de un administrador de sistemas, ya para empresas con varias sucursales, que pudiera configurar direcciones de acceso a las redes de sus oficinas, y basándonos en líneas ADSL, podríamos incluso programar la transmisión automática de los datos a una hora determinada, desde las sucursales a la central, lo que conllevaría un control preciso y diario de lo que sucede en cada delegación de la empresa: su facturación, coste de sus centros, altas, bajas, etc.

Sin duda las comunicaciones nos abren una nueva forma de trabajar y de compartir datos a distancia.

 

Adaptación al cliente.

 

Uno de los mejores detalles que I-Gest tiene para con sus usuarios, es su capacidad de adaptarse a la filosofía y forma de operar de su cliente. El programa permite que cada usuario denomine y codifique los datos de la manera en que venía haciéndolo hasta ahora, con los códigos, vocablos e idioma que prefiramos. Esto se debe al concepto de base de datos relacional, propia del SQL. Podremos denominar y definir formas de pago, cuotas, porcentajes de IVA y cualquier dato de los que se harán presentes durante la utilización del programa, como el usuario desee. Una vez creados, cuando sean utilizados por ejemplo en las tablas de clientes, o facturas ya aparecerán con nuestra denominación y código habitual. Por otro lado, las tablas no tienen límite de tamaño, más que el del disco duro donde residan los datos.

Siguiendo esta filosofía, una vez decidamos empezar a operar con el programa de manera oficial, nos será posible indicar el próximo numero de factura, de oferta, de albarán o de pedido con el que ha de proseguir.

 

Generación de ofertas

 

El programa, para la realización de ofertas, ha desarrollado un ingenioso método, cuyo objetivo final es saber una vez introducidos las dimensiones de los locales, los trabajos a realizar y sus frecuencias, cuantas horas diarias de limpieza son precisas. Una vez conocido este dato, asignaremos empleados por categorías laborales, las cuales nos arrojarán el cálculo exacto de los costes de personal equivalentes, según el convenio laboral escogido, que aparece ya cargado en la aplicación.

Este cálculo de horas, el cual podemos obviar introduciendo directamente el número de horas en caso de que éstas deriven de un acuerdo con el cliente, se realiza mediante el empleo de lo que I-Gest ha denominado plantillas, que no es otra cosa que un modelo de local por cada actividad: plantilla de un almacén, o de unas oficinas, de un centro comercial, etc.

El programa nos invita a preparar un esquema de los locales y trabajos que suelen ser habituales en función de dicha actividad. De esta manera, un edificio de oficinas siempre suele tener el mismo tipo de locales, o un gimnasio o un hotel. De esta manera, si la primera vez que afrontamos una oferta de edificio de este tipo, comenzamos preparando su plantilla, esta quedará grabada y disponible para próximas ocasiones similares.

Una vez creada la plantilla de datos, con los locales y trabajos, el encargado de confeccionar el presupuesto solo precisará copiar esa plantilla sobre una hoja de toma de datos, en la que rellenará las dimensiones de los locales. A falta de comprobar que no sobra ni falta ningún local o tarea, lo que siempre es factible ajustar, el calculo de tiempos será realizado en función de la duración del contrato, y el numero de veces que se repite cada operación. De esta manera, el programa nos devuelve el ansiado dato, que no es otro sino el número de horas de trabajo diarias que me supone la limpieza del centro a objeto de la oferta.


En la pestaña de empleados, nos permite reflejar el coste de empleados existentes, en caso de que en la oferta se contemple su subrogación.

La oferta objeto de nuestro deseo, que procede de la hoja de datos previamente rellena, la completará un usuario con autorización de entrada a datos económicos (director comercial, gerente, etc.) que se encargará de revisar los datos y rellenar por último los parámetros económicos porcentuales: coste de materiales, de absentismo laboral, margen comercial y gastos financieros si los hubiera.


Otra de las grandes ventajas del parentesco con Microsoft del programa I-Gest, es que una vez generados los datos de las ofertas desde aquí, es posible –para alumnos avanzados en Office, eso sí- y milagroso el poder seguir usando los formatos de ofertas que hasta ahora veníamos usando, generalmente creados en Word o Excel, simplemente cambiando aquellos datos que introducíamos en la oferta manualmente, por llamadas a los campos de la base de datos que acabamos de crear.

Dicho de otra manera, las ofertas que realizamos en generosas carpetas con todo lujo de detalles y que siempre son causa de largas tardes frente al ordenador, -cuando no de otras peores consecuencias- podrían ser generadas de manera automática, sencillamente extrayendo los datos del lugar adecuado, datos que previamente fueron calculados por I-Gest con la agilidad propia de una hoja –valga la redundancia- de cálculo.

Tres cuartas partes de lo mismo podríamos decir de la generación de contratos, para lo que el programa ha reservado una ventana exclusiva, derivada como es lógico de la oferta, y completada de manera sencilla pero no por ello menos acertada, con dos pestañas más.

Una de ellas es la de cuotas, que es el resultado de aplicar la forma de cobro o cuota propia del cliente (trimestral, mensual, etc.) a la cifra que resulta de la oferta. La otra es la pestaña de renovaciones, que nos permite renovar un contrato a su conclusión, variando el importe de las cuotas a nuestro gusto. Este sistema permite mantener rápidamente informado a un usuario que accede al contrato, su histórico de precios, y los números de facturas correspondientes a cada cuota, desde la fecha que se generó por primera vez el servicio.

En cuanto a las cuotas, como ya se habrá supuesto, son una vez más configurables por el usuario, mediante un sistema que tiene en cuenta pagos aplazados, por porcentajes, por número de letras, o por importes fijos. Es decir, ninguna opción queda desestimada en esta tabla, al igual que en la de frecuencias, o incluso unidades de medida de los presupuestos, donde el técnico más escrupuloso podrá crear incluso la unidad escalón, o pulgada.

 

Control de servicios: personal y costes

 Una vez generada la ficha del contrato, con sus datos de facturación y trabajos a realizar, el programa genera un apartado donde seguir el desarrollo del servicio a lo largo de su periodo de duración. El principal objetivo de esta parte es tener información real de la rentabilidad del centro, y facilitar la gestión de incidencias de personal.

La ventana del servicio cuenta con diversas pestañas. Antes de entrar en las partes trascendentales, encontramos los datos generales como dirección, datos de contacto, campos de observaciones para guardar esos valiosos comentarios sobre los clientes y sus oficinas que nunca sabemos donde buscar, y el calendario de fiestas que se adaptará a cada caso.

A continuación encontramos el apartado de maquinaria, donde los supervisores, usuarios predestinados al manejo de esta parte del programa, podrán ir asignando maquinas al servicio. Los datos pedidos en este punto son sencillos, únicamente identificaremos la máquina, e introduciremos mes a mes su coste. En estas líneas podremos reflejar tanto maquinas alquiladas y su coste, como maquinaria propia y la amortización asociada. En este caso, si nos obligamos a ser precisos con la entrada de datos, tendremos sin esfuerzo adicional controladas todas las maquinas de la empresa.

El siguiente paso en el servicio es el control de coste de los materiales; esta vez, sin que el supervisor intervenga, la pantalla recibe la información del material correspondiente al servicio y su coste desde el módulo de almacén. De esta manera es inmediato consultar que material ha ido destinado al centro desde su comienzo, por medio de su número de albarán de salida. En cuanto a la seguridad se refiere, este sistema no permite manipular o retocar el coste de material, salvo que el usuario supervisor también tuviera acceso a la pantalla de albaranes. Resta decir que a la hora de asignar albaranes a un servicio, podemos también puntualizar si es material permanente (carritos, fregonas, etc.), o consumible. El importe que utiliza aquí el programa es el coste medio ponderado del producto, en caso de que hayamos asignado más de un posible proveedor a dicho artículo.

 

Personal

 

No dejamos el apartado servicios, y entramos en una de las partes que más ansiamos los usuarios, que es el control del personal.

Una vez hemos asignados los limpiadores a un centro de trabajo, el programa generará los cuadrantes mensuales de cada uno en bloque, mes a mes o como el usuario tenga por costumbre hacer. Una pantalla de lo más gráfico, en el que aparece un símil de hoja de calendario del mes en curso, y debajo una lista del diario de sus actuaciones, nos dará la información de un simple vistazo y a base de colores, de los días que ha trabajado, los que ha estado de vacaciones, de baja o las horas extras del mes.

El primer día del mes, el cuadrante del empleado estará exento de incidencias, mostrando los días que deberá asistir y con un código de asistencia “normal”. A partir de ahí, podrán suceder nuevos códigos, como vacaciones, baja, sustitución, etc. Estos códigos son definibles y ampliables por el usuario, y llevan asociado un color y una definición de si afectan en la nomina, suman horas, influye o no en costes, etc.

Como decíamos, según el mes avanza y aparecen las incidencias, podremos utilizar las opciones que ofrece la pantalla: copiar agenda de un empleado a otro, agregar, borrar y modificar en bloque varios días.

Los costes de personal del servicio subirán o bajarán en función de las horas, ausencias, etc. que se vayan generando. El botón central de visualización de costos, nos llevará al recuento económico del coste de dicho cuadrante.

Como venimos observando a medida que descubrimos el programa, no solo es de agradecer este tipo de herramientas, sino el hecho de que toda la historia de lo que ha sucedido en los centros y en la empresa queda registrado y disponible de manera instantánea.

El programa tiene en otro apartado un sub-menu de personal, en el que por cada empleado podremos consultar aparte de sus datos personales y laborales, sus conceptos salariales y la retribución pactada, lo cual se genera automáticamente gracias a que el programa incluye los convenios salariales y las categorías laborales.

Una vez contratamos un empleado, bastará con especificar su convenio y su categoría para que se cree una ficha tipo similar a una nómina, sobre la cual modificaremos a nuestro gusto añadiendo o modificando cuantías y conceptos.

En otra pantalla se nos ofrece una interesante información de todos los centros donde asiste el empleado y su periodicidad, y en otra el registro día a día de realmente donde trabajó y con qué código de asistencia, o si estuvo de vacaciones, de baja, etc.

Se completa personal con una pantalla en la que registraremos los elementos de vestuario y seguridad que se entregan, con que fecha, unidades y talla.

 

 Costes

 

Sin duda la más interesante de las utilidades de esta filosofía de gestión informatizada, es el cálculo exacto de los costes del servicio de manera automática, basado en los datos que se introducen desde almacén, facturación, o personal.

Bastará con un rato al final del día que el director pueda consultar la pantalla de costes y ver los datos que arrojan los servicios en funcionamiento. Aparecen desglosados costes de materiales, personal y maquinaria, que una vez comparados con las cuotas según contrato, nos informan del margen bruto de cada servicio. Estos datos además los podemos ver por meses o a origen desde la creación del contrato.

El hecho de disponer de estos datos día a día, permite tener una rapidez de análisis de la situación, evaluando desviaciones sobre el presupuesto, y si se deben a maquinaria, material o personal.

Rutas de especialistas

 

Otra de las exclusividades de las empresas de limpieza, es que no basta con organizar al personal permanente de los centros, sino que llega a ser una pesadilla organizar las rutas de cristaleros, y otros especialistas.

Pues bien, estas son generadas automáticamente por la aplicación en función de las tareas registradas en el contrato y su periodicidad. El programa crea, a petición del usuarios, unos partes de trabajo por cada centro y cada trabajo, que desde otras pantallas podremos agrupar, asignar a empleado, corregir su fecha, etc.

Una vez marcado el parte como ejecutado, se pasan de manera automática los datos del costo del empleado y de materiales si los hubiera, al servicio, mediante la creación de un cuadrante del especialista en dicho servicio. En cuanto al control, podremos ver informes de ordenes pendientes, próximas, realizadas, por fechas o cualquier criterio de selección que se nos ocurra.

 

Supervisiones

 

No podía faltar dentro de la larga lista de tareas que hasta ahora hemos descrito, la que cierra el ciclo del servicio, y que es la supervisión y chequeo de los centros de trabajo.

Por medio de unos sub-menus creados al efecto, de cada contrato el programa genera el listado de locales y tareas a supervisar. A priori introduciremos la frecuencia de los chequeos y el nivel K de terminación de cada área a tratar (de 1 a 3 según sea nivel normal, alto o muy alto de la limpieza). Posteriormente el supervisor calificará de 1 a 5 y se obtendrá el porcentaje de desviación, o calificación que hemos obtenido en la realización de nuestro trabajo.

 

Otras aplicaciones

 

Aparte de las exclusivas del mundo de la limpieza, que son las arriba recorridas en detalle, no podía faltar en una aplicación de este tipo la facturación, recibos, pedidos e inventario.

La facturación de cuotas es automática, y existen mecanismos de seguridad para evitar borrados, y duplicidades. El sistema satisface cualquier necesidad por complicada que sea: varias direcciones de trabajo, varias direcciones de factura, e incluso varios bancos de cobro y cobradores. Los recibos se generan automáticamente, y se pueden remesar en el formato acordado con el banco, seguir cobros, revisar estado, etc.

No falta tampoco una conexión con contabilidad, disponible para los programas contables más populares del mercado. Bastará con hacer el volcado de datos periódicamente, y los datos de las facturas quedarán incorporados en nuestro diario de manera sencilla y rápida.

 

Conclusiones

 

Sin duda, adoptar un programa de gestión global de este tipo, es una inversión más que recomendable, dado que superado el periodo inicial de introducción de datos, podemos reducir entre un 35 % y un 50 % el tiempo empleado por el personal de administración en las labores del día a día, y por tanto muchos costes fijos.

 

Podemos resumir que la aplicación se encamina a facilitar el trabajo diario a los diferentes departamentos, y a brindar la posibilidad de que desde dirección se puedan consultar los datos de rentabilidad, y organización de los centros y empleados. Todo ello con simples consultas, dado que desde cada puesto de trabajo (personal, almacén, supervisor, etc.) cada empleado trata e introduce la información que le corresponde, de manera sencilla y organizada.

En las empresas hemos experimentado ya la necesidad de los ordenadores, en cuanto el número de empleados y de clientes va creciendo; ahora llega el momento de que además las horas que pasamos frente al ordenador se reduzcan, y los datos se ofrezcan de manera inmediata, y eso se consigue utilizando aplicaciones de este tipo.

Mundisoft aporta el cliente un servicio post-venta que cuando menos tranquiliza al usuario, ya que la experiencia de quedarnos sin soporte técnico a la vuelta de uno o dos años, y en definitiva sin los datos, es muy desagradable.

I-Gest se puede, y se recomienda, contratar con servicio de mantenimiento. Este servicio, gratuito durante los primeros tres meses, incluye asistencia telefónica por teléfono 902, actualizaciones del programa, y asistencia gratuita e ilimitada a los cursos que la empresa convoca para el manejo de la aplicación. Por otro lado, la instalación corre por cuenta de los técnicos de la empresa, con lo que la garantía de funcionamiento esta prácticamente asegurada.

Resaltar también que el programa cuenta con exportación de datos contables, en varios formatos para los programas de contabilidad más habituales del mercado.

Próximamente aparecerán módulos adicionales, como por ejemplo nóminas, y Mundisoft promete sorprendernos dentro de poco con nuevos programas exclusivos para empresas de limpieza, que están en estos momentos en fase de desarrollo.

Merece la pena contactar y pedir un presupuesto, y al menos ver lo que nos podría aportar el programa.

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